Votre équipe est débordée. Mais avez-vous vraiment besoin d'embaucher?

Avant d'ajouter des ressources, encore faut-il comprendre ce qui consomme déjà le temps de votre équipe.

Votre entreprise grandit. Les clients sont plus nombreux, les demandes s'accumulent, les projets se multiplient et votre équipe commence à manquer de temps.

Tout le monde est occupé. Les journées débordent. Certains dossiers avancent moins vite que prévu.

Le constat semble évident : vous manquez de personnel.

Alors, vous envisagez d'embaucher. Et c'est peut-être exactement ce dont votre entreprise a besoin.

Mais si le problème n'était pas uniquement la quantité de travail? Et si c'était aussi la façon dont il est organisé?

Parce qu'ajouter une personne à une équipe qui travaille de manière inefficace ne règle pas nécessairement le problème. Parfois, ça ne fait qu'ajouter une personne de plus dans un fonctionnement qui mériterait d'être revu.

Être débordé ne veut pas nécessairement dire manquer de ressources

Il y a une différence importante entre avoir trop de travail et perdre trop de temps à le faire.

Une équipe peut être occupée du matin au soir sans que tout ce temps contribue réellement à faire avancer l'entreprise.

Pensez à ces situations :

• Un employé cherche une information dans ses courriels parce qu'elle n'est pas centralisée.

• Deux personnes travaillent sur la même tâche sans le savoir.

• Une information doit être saisie dans plusieurs systèmes.

• Un projet reste en attente parce que personne ne sait qui doit prendre la prochaine décision.

• Les priorités changent constamment, obligeant l'équipe à interrompre et recommencer son travail.

• Une réunion de suivi sert essentiellement à demander à chacun où il en est.

Individuellement, ces situations peuvent sembler anodines.

Mais lorsqu'elles se répètent chaque jour, dans plusieurs départements et auprès de plusieurs employés, elles finissent par consommer une quantité considérable de temps.

Et ce temps-là ne disparaît pas parce qu'on embauche quelqu'un.

Avant de recruter, regardez où disparaît le temps de votre équipe

Quand une entreprise atteint un certain stade de croissance, les façons de travailler qui fonctionnaient auparavant peuvent commencer à montrer leurs limites.

Ce qui était simple à gérer à cinq personnes devient parfois compliqué à quinze ou vingt.

L'information circule moins naturellement. Les responsabilités se chevauchent. Les projets demandent davantage de coordination.

Et les solutions improvisées au fil des années finissent par devenir les façons officielles de travailler.

Avant de conclure qu'il manque une personne, je regarderais cinq éléments.

1. Comment l'information circule-t-elle?

Est-ce que les employés savent où trouver ce dont ils ont besoin? Ou doivent-ils constamment demander, chercher, confirmer et relancer?

Quand l'information dépend de la mémoire d'une personne, d'une conversation Teams ou d'une chaîne de courriels, chaque recherche devient une interruption.

Et plus l'entreprise grandit, plus ces interruptions se multiplient.

2. Quelles tâches pourraient être simplifiées ou automatisées?

Combien d'étapes sont encore effectuées manuellement simplement parce qu'elles l'ont toujours été?

Copier des données d'un système à l'autre. Envoyer les mêmes confirmations. Mettre à jour plusieurs tableaux. Préparer des rapports à partir d'informations déjà disponibles ailleurs.

Toutes les tâches manuelles ne doivent pas être automatisées.

Mais celles qui sont répétitives, prévisibles et fréquentes méritent qu'on s'y attarde.

Votre équipe devrait consacrer son temps à faire avancer l'entreprise, pas à compenser des outils qui ne communiquent pas entre eux.

3. Comment les priorités sont-elles établies?

Une équipe peut avoir les meilleurs outils du monde et rester inefficace si les priorités changent toutes les deux heures. Quand tout est urgent, plus rien ne l'est vraiment.

Les employés commencent une tâche, l'interrompent pour une demande plus pressante, puis reviennent à leur travail initial avant d'être interrompus à nouveau.

Le problème n'est pas nécessairement leur capacité à gérer leur temps.

C'est parfois l'absence d'un véritable mécanisme pour établir, communiquer et maintenir les priorités.

Et ça, une nouvelle embauche ne le réglera pas.

4. Comment les projets sont-ils suivis?

Est-ce que tout le monde sait ce qui doit être fait, par qui et pour quand? Ou faut-il organiser une réunion pour connaître l'avancement de chaque dossier?

Les réunions sont utiles lorsqu'elles permettent de prendre des décisions, de résoudre des obstacles et de faire avancer le travail.

Elles le sont beaucoup moins lorsqu'elles servent uniquement à reconstruire une information qui devrait déjà être accessible.

Un bon suivi de projet ne signifie pas multiplier les rencontres ou les tableaux de bord.

Il signifie rendre le travail suffisamment visible pour que les bonnes personnes puissent prendre les bonnes décisions, au bon moment.

5. Est-ce que vos processus ont suivi votre croissance?

Au début, beaucoup de choses fonctionnent grâce à la proximité des gens. On se parle rapidement. On connaît les dossiers. On sait à qui demander.

Mais à mesure que l'entreprise grandit, cette façon de fonctionner devient plus difficile à maintenir.

Les nouveaux employés doivent apprendre des méthodes qui ne sont pas toujours documentées. Les responsabilités deviennent moins claires. Certaines personnes finissent par être indispensables au fonctionnement quotidien.

Quand une seule personne sait comment tout fonctionne, ce n'est pas une force. C'est un risque.

Et si chaque nouvel employé doit apprendre à contourner les mêmes problèmes, c'est peut-être le fonctionnement de l'entreprise qu'il faut revoir.

Embaucher dans un système inefficace peut coûter plus cher qu'on pense

Une nouvelle personne représente bien plus qu'un salaire.

Il faut la recruter, l'intégrer, la former, lui transmettre les connaissances nécessaires et coordonner son travail avec celui des autres.

Si les processus sont flous, les outils mal utilisés et les responsabilités mal définies, cette personne devra composer avec les mêmes difficultés que le reste de l'équipe.

Elle pourrait même ajouter de nouveaux besoins de coordination à une organisation déjà débordée.

Ça ne signifie pas que l'embauche est une mauvaise décision.

Ça signifie simplement que l'augmentation des effectifs ne garantit pas une augmentation proportionnelle de la capacité de travail.

Et qu'il vaut mieux comprendre les obstacles existants avant de les reproduire à plus grande échelle.

Optimiser ou embaucher? Ce n'est pas nécessairement l'un ou l'autre.

Il existe de véritables problèmes de capacité. Une entreprise peut avoir des processus efficaces, des outils adaptés et une équipe bien organisée, tout en ayant simplement besoin de plus de personnel pour répondre à la demande.

Et il arrive aussi qu'une entreprise ait besoin à la fois de nouvelles ressources et de meilleures façons de travailler.

L'objectif n'est donc pas d'éviter l'embauche à tout prix. C'est de prendre une décision éclairée.

Si votre équipe manque réellement de capacité, embaucher peut être la bonne solution.

Mais si une partie importante de son temps est absorbée par des tâches répétitives, des informations dispersées, des suivis inefficaces ou des priorités mal définies, ces problèmes méritent d'être corrigés, avec ou sans nouvelle embauche.

Le bon diagnostic avant la bonne solution

Quand une entreprise grandit, il est normal que ses besoins évoluent.

Mais la croissance ne devrait pas automatiquement se traduire par davantage de personnes pour compenser des façons de travailler qui n'ont pas suivi.

Avant d'ajouter des ressources, prenez le temps de comprendre comment le travail se fait réellement.

Pas seulement comment il devrait se faire sur papier.

Comment les gens travaillent au quotidien. Où ils perdent du temps. Ce qui les ralentit. Ce qu'ils doivent contourner pour arriver à faire leur travail.

C'est souvent là qu'on découvre les meilleures occasions d'amélioration.

Parce qu'avant de chercher à faire travailler plus de monde, ça vaut la peine de se demander si on pourrait déjà mieux travailler.