Votre PME grandit? Voici les 5 systèmes essentiels à mettre en place

Quand je rencontre un propriétaire de PME, je vois presque toujours une des deux situations. Soit les outils sont là, mais ils ont été configurés à moitié et personne ne s'en sert vraiment. Soit tout roule encore au papier et au crayon, avec des post-it collés sur l'écran et beaucoup d'information gardée dans la tête du propriétaire.

Au démarrage, ça fonctionne. Quand l'équipe est petite et que tout le monde est dans le même local, on se parle et ça finit par se régler. Mais rendu à 5, 8 ou 10 employés, l'information ne circule plus aussi bien. Chacun a sa façon de faire, les questions reviennent toujours vers vous, et le temps perdu à chercher une information ou à se demander où en est un dossier finit par coûter cher. Le problème, c'est qu'on le remarque rarement, parce que ce temps-là est éparpillé dans les journées de toute l'équipe.

Voici les cinq systèmes que je considère essentiels pour une PME qui veut grandir sans s'épuiser, avec ceux que j'utilise moi-même dans mon entreprise.

1. Un système comptable

C'est la base. Vos revenus, vos dépenses, vos taxes et vos factures doivent vivre à un seul endroit, à jour, et pas dans une boîte à chaussures qu'on vide une fois par année chez la comptable. Un bon système comptable vous permet de savoir en tout temps si votre entreprise est rentable, sans attendre la fin de l'année pour le découvrir. Il vous fait aussi gagner énormément de temps au moment des déclarations de TPS/TVQ.

Ce que moi j'utilise: QuickBooks. Mes factures,mes paiements et mes dépenses y sont synchronisés automatiquement, ce qui m'évite de tout saisir deux fois.

2. Un CRM pour gérer vos clients

Un CRM, c'est l'endroit où vous gardez l'historique de chaque client et de chaque prospect: qui il est, quand vous lui avez parlé, ce qu'il vous a demandé et ce que vous devez faire ensuite. Sans CRM, les suivis se perdent, surtout quand plusieurs personnes parlent aux mêmes clients. Qui a rappelé ce client-là? Qu'est-ce qu'on lui a promis? Si la réponse est dans la tête d'un seul employé, ou sur un post-it sur son bureau, c'est toute l'entreprise qui en dépend. Et un prospect intéressé qui attend trois semaines avant d'avoir des nouvelles va souvent finir par aller voir ailleurs.

Ce que moi j'utilise: HubSpot & Dubsado. Chaque contact y entre avec sa source et son statut, et je sais toujours qui je dois relancer.

3. Un système de gestion de projets et de tâches

Entre le moment où un client signe et le moment où le travail est livré, il se passe beaucoup de choses. Si tout ça vit dans les courriels et sur des post-it, une étape finit par tomber entre deux chaises. Un outil de gestion de projets permet à toute l'équipe de voir les tâches au même endroit, avec les échéances et la personne responsable. Vous n'avez plus besoin de faire le tour des bureaux pour savoir où en sont les choses, et vos employés savent exactement quoi faire sans avoir à vous le demander.

Ce que moi j'utilise: ClickUp. J'y ai des gabarits pour chaque type de projet, ce qui fait que je ne repars jamais de zéro.

4. Un système de stockage et de partage de fichiers

Contrats, soumissions, photos, documents clients… dans bien des PME, ces fichiers sont éparpillés entre les ordinateurs de chaque employé, des clés USB et des boîtes courriel. Le jour où quelqu'un est absent, quitte l'entreprise ou perd son ordinateur, les documents dont vous avez besoin partent avec lui. Un système de stockage infonuagique bien organisé vous permet de retrouver n'importe quel document en quelques secondes, de le partager facilement avec la bonne personne et de dormir tranquille en sachant que tout est sauvegardé.

Ce que moi j'utilise: Google Drive, dans Google Workspace, avec une structure de dossiers qui est la même pour chaque client.

5. Un site web qui travaille pour vous

Votre site web est la porte d'entrée de votre entreprise. Un bon site répond aux questions que vos clients vous posent tout le temps, leur permet de vous contacter ou de réserver un appel directement, et envoie ces demandes au bon endroit. Quand votre site est relié à votre CRM, chaque nouvelle demande est enregistrée automatiquement. Personne n'a besoin de la noter quelque part en espérant ne pas l'oublier.

Ce que moi j'utilise: Wix pour mon site et ceux de mes clients, avec un formulaire et une prise de rendez-vous qui alimentent directement mon CRM.

Par où commencer?

Vous n'avez pas besoin de tout mettre en place la même semaine. Mon approche, c'est de bâtir les bases d'abord, puis d'ajouter les systèmes un à la fois, pour que chacun soit bien configuré et réellement utilisé par l'équipe avant de passer au suivant. Un outil mal installé qui dort dans un coin ne vous aide pas plus qu'un post-it.

Si vous vous êtes reconnu dans un de ces cinq points et que vous ne savez pas par où commencer, réservez un appel découverte avec moi. On regarde ensemble ce que vous avez déjà, ce qui manque, et on détermine quoi faire en premier.

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